Perguntas e Respostas sobre o Livro Caixa Digital do Produtor Rural 



1. É possível criar contas além das definidas pela Receita Federal ?

A classificação padrão da Receita Federal para os lançamentos no Livro Caixa Digital do Produtor Rural são restritas a poucos ítens. Desta forma, a utilização dos lançamentos como base para a geração de informações gerenciais como o movimento de vendas mensais por produto e o detalhamento da natureza das despesas com custeio fica bastante prejudicado.

A geração de relatórios gerenciais que possibilitem ao produtor acompanhar os valores de suas vendas e suas compras de forma adequadamente classificada é fundamental na gestão de qualquer propriedade agrícola. É muito importante que se possa ter de forma ágil acesso aos valores movimentados mes a mes em ítens como vendas por produto ( soja, milho, gado, etc conforme a propriedade ) gastos com máquinas ( combustíveis, peças, mão de obra, etc ), despesas com insumos ( sementes, herbicidas, fungicidas, etc ) e assim por diante.

Muitas vezes o produtor procura obter estas informações junto a seu contador e estes, cada vez mais tem procurado agregar valor aos seus serviços, levando aos produtores informações gerenciais mas mais diversas naturezas.

Para resolver esta questão possibilitando que o FarmPlus - LCDPR possa ser usado também como uma ferramenta de geração de resultados gerenciais, o mesmo possibilita a criação de contas adicionais pelo contador ou produtor, de forma a possibilitar a classificação detalhada dos lançamentos e mantendo a compatibilidade com os padrões da Receita Federal.

Com a utilização das contas extendidas, contadores e produtores podem utilizar o FarmPlus - LCDPR de forma muito mais abrangente que apenas como uma ferramenta de geração de informações para a Receita Federal.

É possível não somente definir contas livremente mas também definir dentro de cada propriedade rural centros de custos de forma a que ao fazer um lançamento no livro caixa tenhamos além da classificação detalhada da natureza da receita ou despesa, também o centro de custos ( agricultura, pecuária, administração, etc ) onde a mesma ocorreu.

As contas extendidas estarão sempre em níveis subordinados aos tipos de lançamentos definidos pela Receita Federal no layout padrão do Livro Caixa Digital do Produtor Rural. Desta forma, além de podermos gerar corretamente o LCDPR, podemos ter no FarmPlus - LCDPR uma ferramenta de apoio importante a gestão da propriedade rural.

2. O FarmPlus - LCDPR importa notas fiscais eletrônicas ? 

Os arquivos XML são facilitadores para a criação da base dos lançamentos no Livro Caixa Digital do Produtor Rural. Embora as informações finais dos pagamentos não estejam presentes no XML, o FarmPlus - LCDPR pode usar estes arquivos para criar os lançamentos que deverão então ser ajustados pelo operador verificando principalmente valores e data de efetivação dos pagamentos. O programa irá cadastrar de forma automática os participantes relacionados a cada NFe.

Opcionalmente podem ser definidos CFOPs para compor uma lista de operações que não deverão ser importadas. Desta forma o programa poderá ser ajustado para ignorar no processo de importação operações não pertinentes ao LCDPR sem que o operador necessite excluir as mesmas após realizar a importação de um grupo de notas. 

3. É possível trabalhar com vários produtores e propriedades  ?

O FarmPLus - LCDPR é voltado tanto para contadores e prestadores de serviço em geral quanto para produtores individuais e conglomerados de propriedades rurais.

Desta forma o programa possibilita que sejam cadastrados tantos produtores e propriedades quando seja necessário ao usuário dentro de seu plano de mensalidade do programa.

Para cada propriedade cadastrada será necessário informar todos participantes da atividade ( parceiros, condôminos, etc ) de forma a que na geração do Livro Caixa do Produtor Rural, os participantes de cada uma sejam adequadamente relacionados com os devidos percentuais de participação dentro do que prevê o layout da Receita Federal. Assim o contador deverá cadastrar mesmo os produtores que não sejam seus clientes mas que tenham participação nas propriedades daqueles clientes para os quais irá escriturar o Livro Caixa do Produtor Rural.

4. O programa rateia os valores pelos produtores ? 

Ao gerar o Livro Caixa do Produtor Rural para propriedades onde há dois ou mais sócios, é necessário que os valores lançados sejam rateados de forma proporcional a participação de cada um dos produtores envolvidos.

O FarmPLus - LCDPR está preparado para tratar estes rateios tanto na geração do Livro Caixa Digital do Produtor Rural quanto nos resultados de apoio para o Imposto de Renda do Produtor Rural.

Para isto é necessário cadastrar todos os produtores que tenham participação nas propriedades a serem controladas mesmo aqueles que não sejam clientes do contador que irá prestar os serviços de geração do Livro Caixa Digital do Produtor Rural.

Tanto na geração do Livro Caixa Digital do Produtor Rural quanto nos cálculos de preparação do Imposto de Renda Pessoa Física, o cálculo destes rateios pode ser extremamente trabalhoso e tem-se no mesmo um dos resultados que mais poupam tempo ao contador.

5. Qual a periodicidade e o prazo de entrega do LCDPR ?

O LCDPR deve ser apresentado, anualmente, até o final do prazo de apresentação da Declaração de Ajuste Anual do Imposto sobre a Renda da Pessoa Física do respectivo ano-calendário, salvo nos casos especiais de espólio e saída definitiva do país.
(IN SRF nº 83, de 11 de outubro de 2001, art. 23-A § 3º)

6. Na importação de NFe se houver notas de outro produtor o programa irá importar corretamente para o produtor que selecionei ? 

A importação das informações existentes nos arquivos XML das Notas Fiscais Eletrônicas como recurso para criação da base dos lançamentos no Livro Caixa Digital do Produtor Rural, é um elemento que facilita em muito o trabalho do contador ou produtor que utiliza o FarmPlus - LCDPR.

Porém no caso dos escritórios contábeis que operam com muitos produtores e milhares de arquivos de NFe, é importante termos cuidados para evitar que informações das notas de um produtor, sejam importadas de forma incorreta para lançamentos de outro produtor.

Para evitar problemas com a importação indevida de notas para a geração de lançamentos, o FarmPlus - LCDPR realiza várias consistências entre as informações das notas fiscais eletrônicas sendo importadas e as informações cadastrais do produtor e da propriedade para os quais os lançamentos serão gerados com base nos dados das notas fiscais.

Desta forma, caso em meio aos arquivos XML das notas dos produtores estejam presentes notas de diferentes produtores e propriedades, o programa irá importar apenas as relacionadas ao produtor para o qual o operador informar que está sendo feita a importação. As notas dos demais produtores serão rejeitadas e constarão no relatório de inconsistências a ser apresentado ao operador no final da importação.

7. Quais são os meios a serem utilizados para a transmissão do arquivo digital do LCDPR ?

A entrega do arquivo digital com o LCDPR deve ser realizada no portal e-CAC no serviço “Meu Imposto de Renda”, com utilização de certificado digital válido, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
A comprovação da apresentação do arquivo digital do LCDPR é feita por meio de recibo gravado após a transmissão, em disco rígido do computador ou em mídia removível, cuja impressão fica a cargo do contribuinte.
Serão publicadas instruções mais detalhadas por ocasião da divulgação das informações referentes à Declaração de Ajuste Anual do Imposto sobre a Renda da Pessoa Física do mesmo ano-calendário.

8. Se eu importar de forma inadvertida mais de uma vez uma NFe o programa irá duplicar os lançamentos gerando duplicidades  ?

Da mesma forma que o FarmPlus - LCDPR possuir vários mecanismos de segurança para evitar a importação de notas fiscais eletrônicas de um produtor nos lançamentos de outro produtor, também há mecanismos que verificam se uma nota que está sendo importada já foi importada anteriormente,

Desta forma, se for detectado pelo programa que o operador solicitou a importação de uma NFe em duplicidade, a mesma será rejeitada e vai constar no relatório de inconsistências como documento em duplicidade.

Assim, não há nenhum risco de geração de dados em duplicidade caso o operador tente importar uma ou mais NFe mais de uma vez para gerar lançamentos no Livro Caixa Digital do Produtor Rural usando o FarmPlus - LCDPR.

9. É possível usar o software fora do escritório ?  

O FarmPLus - LCDPR trabalha com seus dados armazenados em nuvem para proporcionar máxima flexibilidade e segurança aos seus usuários.

Desta forma o contador ou produtor poderá usar o programa a partir de qualquer local onde possa contar com sinal de Internet para gerar os lançamentos no Livro Caixa Digital do Produtor e acompanhar os relatórios gerenciais gerados com o programa.

Para isto é necessário apenas ter o software instalado em seu computador.

Esta flexibilidade aliada aos recursos de segurança que podem ser definidos para o perfil dos operadores, possibilita também que seja viabilizado o acesso aos dados por parte do produtor atendido pelo contador encarregado de gerar o Livro Caixa Digital do Produtor Rural.

Neste caso o contador irá criar no programa, para seu cliente produtor, um perfil dando ao mesmo acesso apenas a seus próprios dados.

10. Como será a entrega a Receita do arquivo do LCDPR ? 

Segundo informado pela Receita, o arquivo com a escrituração do Livro Caixa Digital do Produtor Rural será entregue a partir do Portal e-Cac.

Até o mês de setembro de 2019 não havia sido liberado ainda o ambiente de homologação para início dos envios experimentais.

A entrega deverá ser feita a partir de assinatura eletrônica através de certificado digital. 

11. Posso utilizar o FarmPlus - LCDPR trabalhando na fazenda do cliente ? 

O FarmPLus - LCDPR trabalha com seus dados armazenados em nuvem para proporcionar máxima flexibilidade e segurança aos seus usuários.

Desta forma o contador ou produtor poderá usar o programa a partir de qualquer local onde possa contar com sinal de Internet para gerar os lançamentos no Livro Caixa Digital do Produtor e acompanhar os relatórios gerenciais gerados com o programa.

Para isto é necessário apenas ter o software instalado em seu computador.

Desta forma, o contador ou prestador de serviços poderá usar normalmente o software tanto a partir de seu escritório quanto em sessões de trabalho nas instalações de seu cliente produtor seja na fazenda ou em qualquer local onde haja disponibilidade de sinal de internet. 

12. O programa auxilia no cálculo dos valores do imposto de Renda do Produtor ? 

O FarmPLus - LCDPR a partir dos lançamentos gerados para o Livro Caixa Digital do Produtor Rural, possui uma ferramenta de apoio ao cálculos dos valores mensais de despesas e receitas para apuração do Imposto de Renda Pessoa Física do produtor rural.

O programa calcula os valores mes a mes para a receita bruta e despesas com custeio e investimentos e também realiza a apuração dos resultados.

No caso de produtores que que tenham participação em mais de uma propriedade, os valores podem ser calculados de forma individual por propriedade ou para duas ou mais propriedades selecionadas previamente a apuração.

Todos os cálculos para o Imposto de Renda, da mesma forma que no caso dos valores gerados para o Livro Caixa Digital do Produtor Rural, levam em conta o percentual de participação do produtor declarante em cada propriedade realizando os devidos rateios de forma proporcional aos percentuais societários. 

13. Para lançar pagamentos da folha de salários, é necessário informar individualmente os participantes ? 

Uma dúvida bastante comum aos contadores e produtores rurais é com relação ao lançamento da folha de pagamento no Livro Caixa Digital do Produtor Rural.

Os registros do LCDPR devem estar sempre associados a um participante a ser identificado por seu CNPJ ou CPF. Porém no caso dos pagamentos de funcionários, a Receita Federal através de um manual de perguntas e respostas para o Livro Caixa Digital do Produtor Rural, esclareceu que o valor total da folha de pagamentos poderia ser lançano informando-se o CPF do produtor como participante.

Desta forma, no caso de proproriedades com elevado número de funcionários, o trabalho para lançamento dos salários fica reduzido a um único registro otimizando em muito o esforço necessário para os valores relacionados a salários.

No caso do FarmPlus - LCDPR, deveremos então cadastrar o produtor também no cadastro de participantes de forma a que se possa utilizar o CPF do mesmo nos lançamentos referentes a folha de pagamento.

14. É possível importar registros lançados no antigo Livro Caixa da Receita Federal ? 

Muitos contadores já vem lançando ao longo do ano de 2019 seus apontamentos através do programa tradicional de Livro Caixa da Receita Federal. Porém, estas informações não tem compatibilidade com o layout das informações em vigor para o Livro Caixa Digital do Produtor Rural de forma que é necessário que as mesmas sejam lançadas novamente ou se possível aproveitadas de alguma forma para evitar um grande re-trabalho por parte dos contadores e/ou produtores.

Visando a atenuar este problema, nossa equipe técnica criou mecanismos de importação que podem auxiliar de forma significativa os contadores no que diz respeito ao aproveitamento dos dados lançados no antigo programa de livro caixa da Receita Federal no FarmPlus - LCDPR.

Tendo em vista que os padrões de layout são diferentes, há informações que não estão disponíveis nos dados lançados através do programa tradicional de livro caixa e a migração requer ajustes manuais a serem realizados pelo contador.

Porém, temos situações que diante dos padrões adotados para fazer seus lançamentos, vários contadores podem ter uma taxa de sucesso muito grande no aproveitamento de seus dados lançados no programa do antigo livro caixa quando convertidos para os padrões do novo Livro Caixa Digital do Produtor Rural usando o FarmPlus - LCDPR.

Antes de pensar em relançar seus dados, com todo o re-trabalho decorrente, indicamos aos contadores que entrem em contato conosco de forma a que possamos através de nossa área técnica, avaliar a situação indicando o melhor fluxo de trabalho para aproveitar com a maior eficiência possível as informações lançadas no antigo livro caixa da Receita Federal migrando as mesmas para o FarmPlus - LCDPR dentro dos padrões de layout em vigor para o Livro Caixa Digital do Produtor Rural.

15. Como criar novos tipos de documentos no Livro Caixa Digital do Produtor Rural ? 

O layout do Livro Caixa Digital do Produtor Rural prevê um conjunto fixo e pré-definido de tipos de documentos e todos os lançamentos deverão sempre indicar um dos mesmos de forma associada a movimentação registrada.

Os tipos de documentos permitidos são :

1 - Nota Fiscal
2 - Fatura
3 - Recibo
4 - Contrato
5 - Folha de Pagamento
6 - Outros

Não é permitida a criação de novos tipos de documentos e neste caso, se o documento associado a operação não estiver previsto nas definições padrão deve-se optar pelo tipo 6 ( Outros ) para realizar seu lançamento.

16. O que acontece quando os padrões do Livro Caixa Digital do Produtor Rural são alterados pela Receita Federal ?  

Como é padrão ocorrer em todos os mecanismos de comunicação de dados entre contribuintes e a Receita Federal, os processos de envio e layout das informações passam por um processo de evolução constante.

No caso de documentos do SPED por exemplo, como as Notas Fiscais Eletrônicas, desde sua implementação tem passado por ajustes no layout das informações e ajustes nos mecanismos de crítica quando do envio das mesmas. Assim também é em todos os demais componentes do SPED ( Sistema Público de Escrituração Digital ).

No caso do Livro Caixa Digital do Produtor Rural, o ciclo de ajustes certamente seguirá e já vem seguindo esta mesma linha com novas regras sendo implementadas e ajustes no padrão dos dados sendo realizados.

Alguns exemplos de ajustes até o momento em relação aos padrões a serem seguidos para o lançamento dos registros no Livro Caixa Digital do Produtor Rural são :

1 - Inicialmente não havia por parte da Receita Federal detalhes a respeito do lançamento das informações da folha de pagamento de forma a que os lançamentos eram realizados funcionário a funcionário tendo em vista que cada registro deve estar sempre associado a um participante. Posteriormente foi liberada pela Receita a informação de que nestes casos poderia ser gerado um único lançamento, para o valor total da folha, usando-se o CPF do produtor declarante como participante relacionado a este lançamento.

2 - Foi definido pela Receita que deveria ser usada a conta 999 para o registro de valores que não tenham transitado pela conta corrente do produtor , o chamado NUMERÁRIO EM TRÂNSITO.

Desta forma, ajustes são normais e esperados sendo que :

1 - Sempre que ocorrerem ajustes, o FarmPlus - LCDPR será da mesma forma ajustado para que os registros estejam em conformidade com os padrões definidos pela Receita Federal.

2 - As informações já lançadas serão sempre preservadas salvo medidas em sentido contrário definidas pelos padrões da Receita Federal.

17. Sou contador, devo cadastrar também produtores que são sócios de meus clientes nas propriedades cadastradas ? 

O layout do Livro Caixa Digital do Produtor Rural prevê que para cada propriedade deverão ser informados todos os participantes, o tipo de participação e os percentuais de cada um.

Os tipos de participação dos produtores são definidos pelo seguinte padrão :

1 - Exploração individual (Imóvel próprio)
2 - Condomínio
3 - Imóvel arrendado
4 - Parceria
5 - Comodato
6- Outros

A definição das propriedades e participantes nas mesmas com respectivos percentuais e forma de participação deverão estar informados nos registros 0040 - Cadastro de Imóveis Rurais e 0045 - Cadastro de Terceiros.

Desta forma, se o contador estiver encarregado da elaboração do Livro Caixa Digital do Produtor Rural para uma propriedade com participantes que não sejam seus clientes, os mesmos deverão sempre constar nos registros 0045 devendo para isto termos no FarmPlus - LCDPR o cadastro dos mesmos e no cadastro de cada propriedade, a relação de participantes, percentuais e natureza da participação de cada um.

18. É possível gerar relatórios gerenciais detalhando por exemplo as vendas mes a mes por produto e propriedade ? 

Uma grande diferença entre o Livro Caixa Digital do Produtor Rural e o antigo livro caixa gerado a partir do software distribuído pela Receita Federal para esta finalidade, é que no antigo software era possível usar um detalhado plano de contas para classificar cada lançamento registrado.

Assim, no caso por exemplo das receitas, era possível classificar os lançamentos detalhando o produto vendido como soja, milho, gado, etc.

Em muitos casos, o contador é requisitado pelo produtor que é seu cliente, no sentido de fornecer a ele os valores mensais das vendas por tipo de produto ou, relatórios detalhando os valores mensais das despesas de custeio detalhando a natureza dos gastos ( aquisição de herbicidas, sementes, combustíveis , salários, manutenção de máquinas, etc ).

O FarmPlus - LCDPR possibilita que o contador ou produtor que esteja utilizando o programa para gerar o Livro Caixa Digital do Produtor Rural, possa utilizar um plano de contas complementar a classificação dos tipos de lançamentos padrão permitidos no layout do LCDPR, para criar as contas necessárias a sua situação e também criar centros de custos ( Exemplo : Agricultura, Pecuária, Administração, etc ) para cada fazenda e desta forma poder detalhar adequadamente a natureza de cada lançamento e gerando informações gerenciais que auxiliem de forma significativa na gestão financeira de cada propriedade escriturada.

Esta classificação complementar é feita de forma totalmente ajustada aos padrões definidos para o Livro Caixa Digital do Produtor Rural visto ser este é claro, ou seja, a geração do LCDPR, o objetivo principal do software. 

19. O arquivo com o Livro Caixa Digital do Produtor Rural é um XML como os arquivos das Notas Fiscais Eletrônicas ?

O arquivo a ser gerado com as informações do Livro Caixa do Produtor Rural é um arquivo texto com padrões de estrutura semelhantes aos arquivos definidos para o SPED FISCAL e SPED Contribuições.

As informações que constam no arquivo do LCDPR estão divididas em blocos de forma semelhante ao que se há no SPED a não ser é claro, em relação a natureza das informações.

Os blocos que compõem o arquivo do LCDPR são os seguintes :

0 ( Bloco zero ) - Abertura e identificação. Traz a identificação da pessoa física declarante, os imóveis, demais participantes, contas bancárias e período da escrituração.

Registros do bloco zero :

Registro 0000 - Abertura do arquivo digital e identificação da pessoa física
Registro 0010 - Parâmetro de tributação
Registro 0030 - Dados cadastrais do produtor rural pessoa física com endereço, telefone, e-mail etc.
Registro 0040 - Cadastro dos imóveis rurais com nome do imóvel, endereço completo, CAFIR, CAEPF, tipo de exploração e participação do declarante.
Registro 0045 - Cadastro de terceiros com identificação pelo nome e CPF, tipo e percentual de participação no imóvel
Registro 0050 - Cadastro das contas bancárias do produtor rural com informações referentes ao banco e dados de cada conta.

Q ( Bloco Q ) - Demonstrativo do resultado da atividade rural.

Registros do bloco Q :

Registro Q100 - Demonstrativo do Resultado da Atividade Rural com os lançamentos propriamente ditos. Cada lançamento estará sempre associado a um imóvel rural.
Registro Q200 - Resumo Mensal do Demonstrativo do Resultado da Atividade Rural

9 ( Bloco nove ) - Fechamento do arquivo com identificação do contador.

Registros do bloco nove :

Registro 9999 - Identificação do Contador e Encerramento do Arquivo Digital

20. No caso de várias propriedades de um produtor, é gerado um arquivo para cada propriedade ? 

A definição, pela documentação da Receita Federal, em relação as propriedades rurais que devem constar no arquivo do Livro Caixa Digital do Produtor Rural, é feita através do registro 0040 sendo prevista a ocorrência de um ou mais registros 0040 por arquivo com o LCDPR.

Ou seja, pelos padrões de layout definidos pela Receita Federal, pode-se gerar o livro de forma individual por propriedade ou para um número qualquer de propriedades relacionadas ao produtor declarante.

O FarmPlus - LCDPR deixa a escolha do contador ou produtor a possibilidade de gerar as informações de cada arquivo para uma propriedade ou para várias propriedades do produtor devendo esta opção ser feita no momento da geração do LCDPR.

O mesmo procedimento é seguido na geração dos cálculos de apoio a apuração do Imposto de Renda do produtor rural por parte do contador podendo-se gerar esta apuração para uma única propriedade ou para um grupo de propriedades selecionadas no momento de gerar os referidos cálculos.

21. É possível já registrar lançamentos com parcelas de pagamento em períodos fora do exercício de 2019 ? 

Em muitos casos o contador recebe informações referentes a pagamentos futuros e deseja realizar de imediato o registro dos mesmos no FarmPlus - LCDPR de forma a evitar esquecimentos e já ter as informações devidamente lançadas no programa.

Como para cada lançamento é necessário informar a data do pagamento, nestes casos é possível fazer o registro antecipado das informações arbitrando a data do pagamento como a data de vencimento futura. Não haverá nenhuma interferência dos mesmos no período de apuração atual sendo necessário é claro, uma revisão de cada um deles no período seguinte de forma a que sejam realizados eventuais ajustes nas datas de pagamento quando for o caso.

22. É possível definir informações padrão por participante ? 

De forma a agilizar o lançamento das informações no Livro Caixa Digital do Produtor Rural, o FarmPlus - LCDPR possibilita que para cada participante sejam definidas as seguintes informações padrão :

1 - O TIPO DE LANÇAMENTO
2 - O HISTÓRICO PADRÃO

Estas informações podem ser definidas pelo operador diretamente no cadastro de cada participante. Desta forma ao selecionar o participante em um registro no LCDPR, o FarmPlus - LCDPR irá preencher de forma automática os campos referentes ao tipo de lançamento e o histórico com as informações definidas como padrão.

Por outro lado, não havendo estas definições, o programa irá ajustar como padrão para o participante, o tipo de lançamento e o histórico informados quando for registrado o primeiro lançamento para o mesmo e estes padrões passarão a constar no cadastro do participante da mesma forma que se tivessem sido definidas pelo operador do programa.

Caso ao fazer um novo lançamento para o participante, o operador deseje alterar as informações definidas como padrão e inicializadas pelo programa, poderá fazê-lo sem problemas.

Exemplificando :

Vamos imaginar que tenha sido cadastrado um participante com o nome de POSTO DE COMBUSTÍVEIS VIANA. Poderíamos definir para o mesmo o tipo de lançamento padrão como "2 - Despesas de custeio e investimentos" e como histórico padrão "Compra de combustíveis".

Sempre que iniciarmos um novo lançamento informando como participante o POSTO DE COMBUSTÍVEIS VIANA, o FarmPlus - LCDPR irá preencher de forma automática o tipo de lançamento como "2 - Despesas de custeio e investimentos" e o histórico do lançamento como "Compra de combustíveis".

Neste exemplo, caso deseje, o operador poderá alterar o histórico para "Compra de diesel e gasolina" por exemplo.